10 ส.ค. Checklist เอกสารที่ต้องเตรียม ก่อนส่งของไปต่างประเทศ
การส่งของไปต่างประเทศจะต้องมีการจัดเตรียมเอกสารเพื่อใช้ประกอบการจัดส่งและดำเนินพิธีการต่างๆเช่น พิธีศุลกากรขาออก พิธีศุลกากรขาเข้า เอกสารที่ได้จัดเตรียมเอาไว้จะถูกตรวจเช็คในระหว่างจัดส่งผ่ายขั้นตอนและพิธีการต่างๆ การจัดเตรียมเอกสารให้ครบถ้วนจึงเป็นเรื่องที่มีความสำคัญมากๆสำหรับการส่งของไปต่างประเทศ เพราะถ้าหากว่าเจ้าหน้านี้เกิดความสงสัยอะไรขึ้นมา เอกสารที่เราแนบไปกับพัสดุจะรับหน้าที่ในการตอบข้อสงสัยเหล่านี้
สำหรับมือใหม่ที่ยังไม่ค่อยคุ้นชินกับการจัดเตรียมเอกสารประกอบการส่งของไปต่างประเทศอาจจะรู้สึกว่ามีความวุ่นอยู่ไม่น้อย (บางท่านอาจจะยังไม่รู้เลยด้วยซ้ำว่าต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง) นอกจากจะมีเอกสารที่ต้องจัดเตรียมหลายรายการแล้ว ยังมีรายละเอียดที่ต้องทำความเข้าใจอีกค่อนข้างเยอะ
อย่าเพิ่งตกใจไปค่ะ! สำหรับคนที่ส่งของไปต่างประเทศจนชินแล้วจะรู้สึกว่า “การเตรียมเอกสาารมันจะยากแค่ครั้งแรกเท่านั้น หลังจากนั้นจะคุ้นชินจนทำได้ไปโดยอัตโนมัติ” เพราะเรื่องเอกสารนั้นจริงๆแล้วมันไม่ได้มีอะไรซับซ้อนเลย เป็นขั้นเป็นตอนที่สามารถทำตามได้ไม่ยากค่ะ
รู้จักเอกสารทั้ง 8 ประเภทที่ต้องเตรียมเวลาส่งของไปต่างประเทศ
บทความวันนี้ FastShip ก็เลยจะมาสรุปเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นต้องใช้สำหรับการส่งของไปต่างประเทศ รวบรวมเอาไว้ในบทความเดียวเพื่อให้ง่ายต่อการทำความเข้าใจ และถ้าเกิดความสงสัยใดๆก็สามารถที่จะติดต่อทีมงาน FastShip เพื่อขอคำปรึกษาและข้อมูลเพิ่มเติมได้เลยค่ะ
ถึงแม้ว่าในปัจจุบันการส่งของและส่งสินค้าไปต่างประเทศจะเป็นเรื่องที่สะดวกกว่าในอดีตมาก แต่ในเรื่องของการเตรียมเอกสารก็ยังมีหลายๆเอกสารที่เราต้องเตรียมและกรอกข้อมูลให้ละเอียดเพื่อให้เจ้าที่-ผู้ที่เกี่ยวข้อง สามารถตรวจสอบได้ง่าย รายการเอกสารสำคัญที่ต้องใช้เวลาที่ส่งสินค้าไปยังต่างประเทศมีทั้งหมด 8 รายการนี้ด้วยกัน
1. เอกสาร INVOICE
ใบ Invoice คือใบแสดงรายการสินค้าสำหรับการส่งออกไปต่างประเทศ โดยจะมีข้อมูลรายละเอียดสินค้า, จำนวน, มูลค่าสินค้า, ชื่อผู้รับปลายทาง, ผู้ส่งสินค้า Term of trade เพื่อใช้ในการเรียกเก็บค่าใช้จ่าย โดยจุดประสงค์ของ invoice คือ แจ้งรายระเอียดข้อมูลต่างๆของสินค้า เพื่อแสดงต่อศุลกากรประเทศปลายทาง ให้พิจารณาและอนุญาติให้นำสินค้าภายในกล่องนั้นเข้าสู่ประเทศ
2. ใบ AIR WAY BILL (AWB)
อีกหนึ่งเอกสารที่สำคัญสำหรับการส่งของไปต่างประเทศผ่านเครื่องบินคือ AIR WAY BILL หรือภาษาไทยเรียกว่า “ใบตราส่งสินค้าทางอากาศ” คือเอกสารที่ใช้สำหรับแปะแนบไปกับพัสดุที่ทำการจัดส่งไปต่างประเทศเพื่อระบุให้เจ้าหน้าที่รวมถึงพนักงานของบริษัทขนส่งสามารถตรวจสอบได้ว่าพัสดุชิ้นนี้เป็นอะไร น้ำหนักและปริมาณเท่าไหร่ ส่งจากที่ไหนไปที่ไหน ผ่านสายการบินอะไร ผู้ส่งและผู้รับเป็นใคร จัดส่งเมื่อวันที่เท่าไหร่ ข้อมูลใน AIR WAY BILL เหล่านี้จำเป็นสำหรับการจัดส่งสินค้าระหว่างประเทศ
การจัดทำเอกสาร AIR WAY BILL อาจจะมีความซับซ้อนสำหรับมือใหม่อยู่บ้างเพราะมีข้อมูลที่ต้องระบุหลายอย่าง สำหรับการส่งสินค้าไปต่างประเทศกับ FastShip ทีมงานของ FastShip จะเป็นผู้ดำเนินการจัดทำเอกสาร AIR WAY BILL ให้ เพื่ออำนวยความสะดวกให้ลูกค้าของเราอย่างเต็มที่
3. เอกสาร FDA
FDA คือเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานรัฐบาลกลางเพื่อรับรองถึงความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์อาหารและยา คนไทยเรียกกันติดปากว่าขอ อย. สำหรับการขอ FDA จะเป็นมาตรที่ได้รับการยอมรับในสากล ถ้ามีเอกสาร FDA ก็จะมีความน่าเชื่อถือว่าสินค้ามีคุณภาพและมีความปลอดภัยในกระบวนการผลิตจริงๆ ทิ้งท้ายเพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติมเอาไว้สำหรับตัวย่อ FDA ในแต่ละเประเทศจะมีหน่วยงานที่กำกับดูแล อาหารและยา ที่มีชื่อเรียกต่างกันทำให้ตัวย่ออาจจะต่างกันในแต่ละประเทศ FDA จะเป็นตัวย่อของหน่วยงานอาการและยาของประเทศสหรัฐอเมริกา (ของประเทศไทยคือ อย. นิยมเรียกว่า FDA Thai ดูข้อมูลเพิ่มเติมเว็บไซต์ทางการได้ที่ https://www.fda.moph.go.th/Pages/Home_Rama10.html)
ในการส่งสินค้าบางประเภทไปยังต่างประเทศจะต้องมีการจด FDA เพื่อแสดงถึงมาตรฐานของสินค้านั้นๆ และถ้าหากว่าขาดเอกสาร FDA อาจจะทำให้ไม่สามารถจัดส่งสินค้าบางประเภทได้ ดังนั้นคุณจะต้องตรวจสอบว่าสินค้าที่คุณต้องการส่งไปยังประเทศปลายทางนั้นมีการเรียกขอให้แนบเอกสาร FDA ด้วยหรือไม่
4. ใบอนุญาตหรือหนังสืออนุญาตสำหรับสินค้าควบคุมการส่งออก (License)
สินค้าบางประเภทจำเป็นต้องมีการขออนุญาติเพื่อการส่งออก ซึ่งจะต้องแนบหนังสือที่ได้รับอนุญาติจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์นั้นๆ เพื่อใช้เอกสารที่หน่วยงานออกให้นี้สำหรับประกอบการจัดส่งไปยังต่างประเทศ (สามารถส่งออกหรือนำเข้าสินค้านั้นได้) ตัวอย่างเช่นผลิตภัณฑ์ทางการเกษตรบางรายการจะต้องมีการขอเอกสารเพิ่มเติมจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เป็นใบอนุญาติรับรองก่อนที่จะจัดส่งไปยังต่างประเทศได้
5. ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า (Certificate of Origin)
Certificate of Origin หรือหนังสือรับรองถิ่นกําเนิดสินค้า เป็นหนังสือที่กรมการค้าต่างประเทศ (หรือหน่วยงานอื่นๆที่เกี่ยวข้องในประเทศ) ดำเนินการออกเอกสารนี้ให้เพื่อระบุว่าสินค้าชิ้นนี้มีถิ่นกำเนิดในประเทศไทย โดยส่วนใหญ่จะใช้งานร่วมกับสิทธิฟอร์มว่าด้วยความร่วมมือทางเศรษฐกิจ ถ้าสินค้าของคุณอยู่ในเกณฑ์ที่จะได้รับสิทธิลดทางอากรอันเนื่องมาจากความร่วมมือทางเศรษฐกิจระหว่างประเทศ จะต้องแนบเอกสารนี้ไปด้วย
6. MSDS
MSDS ย่อมาจาก Material Safety Data Sheet เป็นเอกสารที่ระบุข้อมูลด้านความปลอดภัยสารเคมี ใช้สำหรับป้องกันอันตรายที่อาจจะเกิดขึ้นจากการจัดส่งและจัดเก็บ ทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องรู้ว่าจะต้องจัดเก็บอย่างไร ป้องกันอันตรายที่อาจจะเกิดขึ้นอย่างไร โดยเฉพาะสินค้าที่เป็นสารเคมีต่างๆจะต้องมีการแนบเอกสารนี้เพื่อใช้ในการจัดส่งไปต่างประเทศด้วย
7. เอกสารที่ขึ้นอยู่กับประเภทสินค้า
สินค้าบางประเภทอาจจะมีการเรียกขอเอกสารเพิ่มเติมเมื่อทำการจัดส่งไปยังต่างประเทศ ซึ่งเอกสารที่จะต้องจัดเตรียมนั้นก็ขึ้นอยู่กับประเภทสินค้าที่ต้องการส่งด้วย บางหมวดสินค้าอาจจะมีเอกสารที่ต้องแนบไปเพิ่มเติมเพื่อให้ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้า ในกรณีที่คุณไม่มั่นใจว่าสินค้าของคุณจำเป็นต้องแนบเอกสารอะไรเพิ่มเติมหรือไม่ คุณสามารถติดต่อทีมงาน FastShip เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมได้เลยค่ะ
8. เอกสารอื่นๆ
นอกจากรายการเอกสารทั้ง 7 ที่ได้แนะนำไปแล้ว ยังอาจจะมีเอกสารอื่นๆที่คุณอาจจะแนบไปกับการส่งของไปต่างประเทศด้วยเช่น แค็ดตาล็อกเพื่อแสดงสินค้าอื่นๆของคุณให้ลูกค้าได้รู้ หรือเอกสารแสดงส่วนผสม เป็นต้น
คำแนะนำในการจัดเตรียมเอกสาร
จากหัวข้อด้านบนนี้จะเห็นว่ามีเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการส่งของไปต่างประเทศเป็นจำนวนมาก จนหลายๆคนอาจจะปวดหัวว่าจะเตรียมเอกสารทั้งหมดนี้ได้อย่างไร ข่าวดีคือคุณไม่จำเป็นต้องเตรียมเอกสารทั้งหมด เพราะการส่งสินค้าบางประเภทก็ไม่จำเป็นต้องแนบเอกสารทั้งหมด (สินค้าโดยส่วนใหญ่ไม่ได้เรียกขอเอกสารพิเศษใดๆ แต่ใช้เอกสารพื้นฐานเพียงไม่กี่รายการเท่านั้น) และในกรณีที่คุณต้องเตรียมเอกสารเพิ่มเติม คุณก็ไม่จำเป็นที่จะต้องจัดเตรียมด้วยตัวเองทุกรายการ
จำนวนเอกสารที่ต้องจัดเตรียมขึ้นอยู่กับประเภทสินค้าที่คุณต้องการส่งและจุดหมายปลายทางด้วยว่าสินค้าชิ้นนั้นๆ และ ประเทศปลายทางนั้นๆ เรียกขอเอกสารอะไรบ้าง ก่อนที่จะจบบทความนี้ ทาง FastShip เราอยากจะขอแชร์ประกอบการณ์ในการเตรียมเอกสาร จากที่เราได้ให้บริการส่งของไปต่างประเทศกับลูกค้าเป็นจำนวนมาก เราอยากแนะนำว่าเอกสารหลักๆที่ควรมีทุกครั้งเวลาที่ต้องการส่งของไปต่างประเทศคือ 5 รายการต่อไปนี้
- เบื้องต้นแนะนำว่าควรจัดเตรียม Proof of payment หรือเอกสารที่ยืนยันการชำระเงินจากผู้ซื้อ
- Order confirmation ยืนยันว่ามีการจัดซื้อจริงๆ
- INVOICE ใบแสดงรายการสินค้าสำหรับการส่งออกไปต่างประเทศ *ทาง FastShip จะเป็นผู้ดำเนินการออกเอกสารนี้ให้
- PACKING LISTใบกำกับหีบห่อ*ทาง FastShip จะเป็นผู้ดำเนินการออกเอกสารนี้ให้ (ไม่มี)
- AIR WAY BILL (AWB) ใบตราสินค้า *ทาง FastShip จะเป็นผู้ดำเนินการออกเอกสารนี้ให้
เอกสารหลักๆ 5 รายการนี้ FastShip แนะนำว่าควรจัดเตรียมทุกครั้งเมื่อต้องการส่งของไปต่างประเทศ ส่วนเอกสารอื่นๆจะขึ้นอยู่กับประเภทของสินค้า ว่าเป็นสินค้าพิเศษที่ต้องแนบเอกสารอื่นๆเพิ่มเติมหรือไม่ ถ้าหากว่ามี เราควรจัดเตรียมเอาไว้ แต่การตรวจสอบจะขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของศุลกากรประเทศปลายทาง ว่าจะเรียกตรวจเอกสารใดเพิ่มเติมหรือไม่
คุณสามารถขอคำแนะนำเพิ่มเติม กับเจ้าหน้าที่ของ FastShip ได้เลยค่ะ เราพร้อมให้ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อให้คุณจัดเตรียมเอกสารได้อย่างครบถ้วนและสามารถส่งของไปยังประเทศปลายทางได้อย่างราบรื่น ไม่ติดปัญหา
